برگزاری مراسمات تشریفاتی بزرگ و مهم، معمولاً با حضور افراد مشهوری مانند هنرمندان، ورزشکاران و … همراه میباشد. بنابراین اجرای آن، متر و معیارهای خاصی را میطلبد که باید بدانید. شاید تا کنون برای یک رویداد یا سمینار شرکتی و درون سازمانی برنامه ریزی کرده باشید. اما آماده سازی تشریفات، برای رویدادهای بزرگ و مهم، چیزی فراتر از اینهاست. شما به سازماندهی بیشتری نیاز دارید و قطعاً افراد بیشتری هم در اینجا برای اجرای یک مراسم به یاد ماندنی و بی نقص، درگیر خواهند شد. از یافتن محل مناسب برای برگزاری مراسم بگیر تا ایاب و ذهاب و پذیرایی درخور و شایسته، همگی نیازمند پیروی از یک استراتژی دقیق و صحیح میباشند. در این مقاله از جوان سیر ولیعصر (عج)، فرآیند برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق را در ۹ گام مهم و کاربردی برایتان توضیح خواهیم داد. پس با ما تا انتهای مطلب همراه باشید.
۱. تعیین اهداف و برنامه کلی
این مرحله را تقریباً در مورد هر نوع رویداد تشریفاتی بزرگی مثل کنفرانس، جشن، نمایشگاه و …، باید انجام دهید. در کل، قبل از شروع به کارهای لجستیکی، لازم است تا یک طرح کلی و جامع از رویداد تهیه کنید. به طوری که بتواند تمام مراحل و جزئیات لازم را توصیف کند. باید از قبل تمام جوانب برگزاری مراسم را در نظر بگیرید. سپس برای اجرای کامل و بی نقص هر بخش برنامه ریزی نمایید. شما باید بررسی کنید که هدف از برگزاری رویداد چیست؟ آیا هدف برگزاری اجلاس دولتی، جشن، افتتاحیه، تبلیغات است یا موارد دیگر؟ همچنین به این فکر کنید که چه کسانی قرار است در این رویداد شرکت کنند؟ دولتمردان، ورزشکاران، هنرمندان و یا اشخاص دیگر؟ تعیین اهداف، به شما کمک میکند تا بهتر بدانید در کدام بخشها باید هزینه کنید و چگونه برنامه ریزی بهتری برای کارها انجام دهید.
۲. تعیین بودجه
قبل از شروع برنامه ریزی، باید میزان بودجه ای که میتوانید هزینه کنید را مشخص نمایید. اما حواستان باشد که هزینه ها را کاملاً واقع بینانه، تخمین بزنید. سپس لیستی از تمام جزئیات رویداد و میزان پولی که مایل هستید برای هر بخش هزینه کنید تهیه نمایید. هنگام برنامه ریزی باید مرتباً بودجه خود را چک کنید تا از اعمال هر نوع هزینه اضافی جلوگیری نمایید. شما باید تمام هزینه های بالقوه، شامل اجاره محل برگزاری، اجاره خودرو، پذیرایی و … را در نظر بگیرید. همچنین مشخص کنید که بیشتر مایل هستید تا بودجه را در کدام بخش هزینه کنید؟ در نهایت، برای تعیین دقیق هزینه ها، باید از قبل از چندین شرکت یا سازمان خدمات دهنده مثل هتل، رستوران، مرکز اجاره خودرو و …، استعلام قیمت بگیرید. همچنین، میتوانید از افرادی که قبلاً تجربه برگزاری مراسم مشابه داشتند نیز کمک بگیرید.
پس از جمع‌آوری اطلاعات در مورد هزینه های احتمالی، باید بودجه خود را تعیین کنید. باز هم تاکید میکنیم، بودجه را باید واقع بینانه و بر اساس اهداف و انتظارات خود از مراسم تعیین کنید. اگر بودجه شما محدود است، باید در انتخاب مکان برگزاری، نوع پذیرایی و سایر موارد، محدودیتهایی اعمال نمایید.
۳. ایجاد یک جدول زمانی دقیق پیش از برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق
پیش از برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق لازم است تا یک جدول زمانی دقیق، ایجاد کنید. جدول زمانی، به شما کمک میکند تا تمام کارهای لازم برای برگزاری مراسم را در زمان مناسب انجام دهید و از فراموشی یا تاخیر در انجام کارها جلوگیری نمایید. برای تهیه جدول زمانی، باید تمام کارهای لازم برای برگزاری مراسم مثل انتخاب مکان برگزاری، دعوت مهمانان، اطلاع رسانی در مورد مراسم و … را شناسایی کنید. پس از شناسایی تمام این موارد، باید آنها را در یک جدول زمانی مشخص قرار دهید. در تهیه این جدول، باید:
- تاریخهای شروع و پایان امور و همچنین مسئول انجام هر کار را مشخص کنید.
- از همان ابتدا جدول زمانی خود را ایجاد کنید و آن را به عنوان یک چارچوب برای برنامه ریزی مراسم خود در نظر بگیرید.
- برای جلوگیری از تاخیر در انجام کارها، بازه های زمانی مشخص و دقیقی برای هر کار تعیین کنید.
- جدول زمانی خود را به طور منظم بررسی و در صورت نیاز، آن را اصلاح کنید.
نمونه یک جدول زمانی
طرح زیر، نمونه ای از یک جدول زمانی برای برگزاری یک مراسم تشریفاتی میباشد. (این جدول بسته به شرایط شما قابل تغییر است).
شش ماه قبل از مراسم
- تعیین اهداف و انتظارات از مراسم
- تعیین بودجه
- انتخاب مکان برگزاری
سه ماه قبل از مراسم
- ارسال دعوتنامه
- رزرو هتل، خدمات پذیرایی و سرگرمی
- تهیه برنامه مراسم
یک ماه قبل از مراسم
- پیگیری RSVP (پاسخ مهمانان به دعوتنامه مدعو) مهمانان
- تهیه هدایا برای مهمانان
- برنامه ریزی برای حمل و نقل تشریفاتی مهمانان
یک هفته قبل از مراسم
- تهیه نهایی دکوراسیون
- هماهنگی با خدمات پذیرایی و سرگرمی
- تمرین سخنرانیها و اجرای برنامه های سرگرمی
روز مراسم
- استقبال از مهمانان
- برگزاری مراسم
- پذیرایی از مهمانان
- خداحافظی از مهمانان
۴. انتخاب محل برگزاری مناسب
اکثر اوقات، رزرو محل برگزاری و انتخاب تاریخ یک رویداد با هم همراه هستند؛ اگر روز خاصی را در نظر دارید، باید مکانی را برای اقامت و یا پذیرایی از میهمانان در نظر بگیرید که در همان روز، آماده خدمات رسانی به شما باشد. با این حال، اگر مکان برگزاری مهمانی خود را از قبل تعیین نمودید، ممکن است مجبور شوید در زمانبندی انعطاف پذیری به خرج دهید و از خیر برگزاری مراسم در روز خاص بگذرید! (هرچند که در رویدادهای تشریفاتی مهم، زمان اولویت اول است).
شما همچنین باید پیش از برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق و در هنگام انتخاب محل برگزاری، به فضایی که میخواهید ایجاد کنید نیز توجه نمایید. بسته به اینکه دقیقاً مراسم شما چقدر رسمی خواهد بود، ممکن است بخواهید آن را در سالن مجلل هتل به جای سالن کنفرانس کسل کننده برگزار کنید. بعلاوه باید در نظر بگیرید که محل برگزاری چه وسایل ضروری مانند میز، صندلی و رومیزی را فراهم میکند. اگر قرار باشد، وسایلی را که گفتیم، به صورت مجزا تهیه کنید، باید که پول بیشتری از بودجه خود خرج کنید. این ممکن است هزینه های اضافی برایتان ایجاد کند.
۵. ایجاد لیستی از مهمانان و ارسال دعوتنامه برای آنها
با ارسال دعوتنامه به موقع، به مهمانان فرصت کافی برای برنامه ریزی جهت شرکت در رویداد را بدهید. به طور کلی، توصیه میشود دعوتنامه ها را حداقل شش تا هشت هفته قبل از مراسم ارسال کنید. محتویات دعوتنامه باید شامل اطلاعات کلیدی مانند تاریخ، زمان، مکان، و نوع لباس مراسم (اگر نوع خاصی از پوشش مدنظرتان است)، باشد. همچنین، میتوانید اطلاعات دیگری مانند زمانبندی برنامه های مراسم یا هدایای ویژه برای مهمانان را نیز در دعوتنامه بگنجانید. طراحی دعوتنامه نیز باید مطابق با موضوع و سبک مراسم شما باشد. اگر مراسم شما رسمی است، باید از دعوتنامه های رسمی استفاده کنید. اما اگر مراسم شما غیررسمی است، ارسال دعوتنامه های غیر رسمی مانعی ندارد. نکته مهم دیگر اینکه اگر دعوتنامه ها را به صورت الکترونیکی ارسال میکنید، از یک سرویس ایمیل امن استفاده نمایید. همچنین، مطمئن شوید که دعوتنامه ها دارای یک پیوند فعال برای RSVP هستند.
۶. تامین غذا و نوشیدنی پیش از برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق
پیش از برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق باید تصمیم بگیرید چه نوع غذایی را میخواهید (با توجه به بودجه) سرو کنید. غذاهایی را در نظر بگیرید که با موضوع رویداد شما سازگار باشد. همچنین باید مقدار کافی غذا و نوشیدنی برای همه مهمانان فراهم کنید. برای تعیین مقدار مورد نیاز، میتوانید از یک شرکت خدمات پذیرایی کمک بگیرید. با توجه به بودجه خود، میتوانید از انواع مختلف غذا و نوشیدنی استفاده کنید. پیش از تهیه غذا برای رویداد، راجع به زمان و نوع آن، با شرکت خدمات پذیرایی خود صحبت کنید. این کار به شما کمک میکند تا مطمئن شوید که غذا و نوشیدنی شما به موقع و در شرایط مناسب آماده میشوند. با تامین غذا و نوشیدنی مناسب، میتوانید تجربه مثبت و البته ماندگاری را برای مهمانان خود ایجاد کنید و مطمئن شوید که از مراسم شما لذت میبرند.
۷. نیاز به خودروهای لوکس و با کیفیت (تامین خودروی تشریفاتی)
خودروهای لوکس و با کیفیت، نقش مهمی در ایجاد یک تجربه مثبت برای مهمانان یک مراسم تشریفاتی دارند. این خودروها، میتوانند به مهمانان احساس راحتی و ارزشمندی بدهند و باعث شوند که از مراسم لذت بیشتری ببرند. شما با این اقدام همچنین به افزایش اعتبار و ارزش مراسمی که تدارک دیدید، ضمن ایجاد یک تصویر حرفه ای از خودتان کمک خواهید کرد. این خودروها، نشان دهنده اهمیت مراسم و توجه به جزئیات هستند. نوع خودرو باید مطابق با نوع مراسم شما باشد. به عنوان مثال، اگر مراسم شما رسمی است، باید از خودروهای لوکس و مجلل (اجاره خودرو تشریفاتی) استفاده کنید. اگر مراسم شما غیررسمی است، میتوانید از خودروهای لوکس و اسپرت استفاده کنید. همچنین بر اساس تعداد مهمانان، باید تعداد کافی خودرو برای همه آنها در نظر بگیرید.
👈 اجاره خودرو با راننده و بدون راننده
۸. رعایت پروتکلهای امنیتی
رعایت پروتکلهای امنیتی پیش از برگزاری یک رویداد تشریفاتی، از مهمترین مراحل برنامه ریزی به حساب میاید. امنیت مهمانان، کارکنان، و برگزارکنندگان مراسم، باید در اولویت قرار گیرد. مهمترین نکات در رابطه با اجرای پروتکلهای امنیتی عبارتند از:
- بررسی امنیتی محل برگزاری: شما باید اقدام به ببرسی امنیت محل برگزاری مراسم نمایید تا از وجود هرگونه خطر احتمالی در آن آگاه شوید. این بررسی باید توسط یک شرکت امنیتی حرفه‌ای انجام شود.
- استقرار نگهبانان و نیروهای امنیتی: باید تعداد کافی نگهبان و نیروی امنیتی در محل برگزاری مراسم مستقر نمایید تا محافظ امنیت مهمانان و کارکنان باشند.
- استفاده از تجهیزات امنیتی: تجهیزات امنیتی مانند دوربینهای مداربسته، سیستمهای اعلام حریق و سیستمهای امنیتی الکترونیکی میتوانند به افزایش امنیت مراسم کمک کنند.
- برنامه ریزی برای شرایط اضطراری: باید برای شرایط اضطراری مانند آتش‌سوزی، حمله یا سایر حوادث غیر قابل پیش بینی، برنامه ریزی کنید.
👈 تشریفات خودرویی اجلاس و همایش
۹. توجه به نیازهای ویژه مهمانان در برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق
پیش از برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق باید به نیازهای ویژه در مهمانان خود توجه نمایید. برای مثال شما در کشور ایران میزبان هستید. اما ممکن است مهمانانی که دعوت میکنید، از فرهنگ و کشوری دیگر باشند. بنابراین، لازم است تا در چنین شرایطی فرهنگ، آداب غذایی و … آنها را در نظر بگیرید. با توجه به نیازهای ویژه مهمانان، به آنها نشان خواهید داد که برایتان مهم هستند و میخواهید مراسمی را برگزار کنید که برای همه لذت بخش باشد.
سخن پایانی
در این مقاله از جوان سیر ولیعصر (عج)، ۹ گام مهم برای برگزاری یک رویداد تشریفاتی موفق را برایتان توضیح دادیم. گفتیم که برگزاری رویدادهای تشریفاتی بزرگ و مهم، میتواند در آغاز کمی پیچیده به نظر برسد. اما با رعایت نکات و مواردی که در این مقاله گفتیم، بدون شک قادر خواهید بود تا تجربه برگزاری یک رویداد موفق و لذت بخش را برای خودتان رقم بزنید. هدف این است که از هر نوع استرس غیر ضروری جلوگیری و اطمینان حاصل کنید که همه چیز به خوبی پیش میرود. اگر میخواهید با خیال راحت یک رویداد تشریفاتی موفق داشته باشید آن را به جوان سیر ولیعصر (عج) بسپارید.
